При необходимости составления каких-либо рабочих документов, даже самых простых и не представляющих особой ценности, часто возникают трудности. Например, многие работники, в том числе, некоторые сотрудники отдела кадров или канцелярии не могут толково разъяснить подчиненным, чем отличается объяснительная от пояснительной записки на работе, когда пишется докладная, а когда служебная записка, в чем разница между пояснением и объяснением. В статье ниже подробно об этом.

Докладная

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладные, служебные, объяснительные и пояснительные записки отличаются друг от друга незначительно, но особенности их составления, а также, чем отличается, например, рапорт от объяснительной, все же необходимо знать.

  • Докладная. Форма не прописана в законе, нет и определения, как самостоятельного отдельного термина. Составляется этот документ по требованию (просьбе) письменной или устной руководителя, а также по инициативе работников. Докладные различаются по видам — инициативные, информационные, отчетные. Также они могут быть внутренними и внешними. Наиболее распространены внутренние записки. Они содержат следующее — наименование организации и вида докладной записки, дату, номер, место составления, адресность, заголовок текста, сам текст и подпись.
  • Служебная. Разновидность докладной. Целью ее составления является обеспечение более тесной связи между различными объектами управления по горизонтали.
  • Объяснительная. Является внутренним документом, статус которого определяется в ОКУД ОК 011-93. Составляется в случае необходимости объяснения отдельных пунктов в проделанном исследовании, работе, в случае возникновения нужды в объяснении штатной и нештатной ситуации, например, при нарушении дисциплины. Оформляется объяснительная по ГОСТ 6.30-2003. В ней объясняются причины совершения того или иного поступка. На ее основе работодатель принимает решение о применении/не применении каких-либо мер наказания.
  • Пояснительная записка. Составляется для пояснения вопросов, возникших у адресата или для того, чтобы такие вопросы у него, наоборот, не возникли. Форма написания зависит от цели и конкретной организации. Обычно она произвольная. Иногда достаточно устного пояснения и никаких документов не требуется.

У служебной записки нет официального статуса. Форма ее, как и в случае с докладной зависит от принятой формы оформления на конкретном предприятии, в учреждении.

Форма составления служебной, докладной, объяснительной и пояснительной записок обычно весьма произвольная, при необходимости образец выдают в учреждении.
Пример служебной

Отличия объяснительной записки от служебной, докладной или пояснительной

Основные различия объяснительной записки от всех остальных сводятся к следующему:

  • В статусе. Он закреплен в законе. В ст. 193 ТК РФ указывается на то, что при возникновении необходимости в применении дисциплинарного взыскания работодатель предварительно обязан потребовать у работника объяснительную.
  • Имеет сложный регистрационный индекс.
  • Является доказательством совершения проступка, но и позволяет изложить свою точку зрения на случившееся.
  • Направляется исключительно вышестоящему лицу, от работника к работодателю, тогда как все остальные разновидности записок могут направляться между отделами или от одного руководителя другому.
  • Составляется исключительно при необходимости объяснения собственных действий. Докладная, служебная и пояснительная записки могут писаться с целью получения, например, разрешения на конкретные действия, или же для уточнения какой-либо информации, не включенной в предыдущие документы, направленные конкретному адресату.

Следует также понимать, чем отличается объяснение от объяснительной, в чем разница между ними.

Объяснительная составляется собственноручно работником в адрес работодателя, объяснение — документ, составляемый обычно следователем или лицом, проводящим дознание.

Объяснение берут у свидетелей или подозреваемых. К объяснительным запискам объяснение никакого отношения не имеет. Чем отличается докладная записка от объяснительной тоже понять не сложно.

Пример объяснительной

Когда пишется объяснительная записка, а когда пояснительная

Объяснительную пишут при возникновении ситуации, требующей разрешения. Обычно ее пишут, если необходимо объяснить:

  • действие/бездействие конкретного лица (работника медучреждения, сотрудника милиции, учителя и т.д.);
  • случай/происшествие;
  • конкретный факт.

Пример. С машины упал ценный груз при перевозке. Водитель утверждает, что причина падения не связана с его действиями по управлению транспортом. Грузчики говорят о том, что все закрепили и положили так, как положено. Со всех причастных к случившемуся берется объяснительная записка, в которой они излагают свою версию событий. При этом совсем необязательно, что эта версия будет правдивой. Но посредством сравнения всех письменных объяснений и проведения внутреннего расследования причин происшествия, выявляют реального виновника.

Пояснительная записка составляется в ситуации, когда необходимо что-нибудь пояснить, дополнить, разъяснить. Термин используется, например, в ВУЗах, студенты хорошо знают о том, что пояснительная записка является частью любой письменной работы, целью ее написания является необходимость в кратком пересказе курсовой, диплома или диссертации.

В делопроизводстве пояснительную может направить, например, бухгалтер, в адрес руководителя учреждения, или руководитель отдела, даже сотрудник, выполнивший работу и посчитавший, что для лучшего понимания ее итогов необходимо разъяснение.

Объяснительная предполагает изложение своей точки зрения на случившееся, а пояснительная всего лишь поясняет некоторые аспекты проведенной работы, фактически это комментарий к чему-либо.
Пояснительная

Обязательно ли писать объяснительную или пояснительную записку

Привлечь к дисциплинарной ответственности работника можно только после получения письменного объяснения (это закреплено ТК России). Поэтому объяснительные составляются в обязательном порядке исключительно в письменной форме. Писать обязательно, устные объяснения не имеют никакой силы.

Если сотрудник отказывается писать объяснительную (а такое может произойти, никто не вправе заставить), работодателю единственное, что остается — это составить специальный акт.

Работник должен написать письменный отказ от объяснительной, в котором он поясняет, почему не желает давать работодателю объяснения в письменном виде. При этом требовать составления документа может только работодатель или уполномоченное им лицо, начальник отдела, начальник отдела кадров или другой сотрудник таким правом не наделены.

Отказ от заполнения объяснительной по закону не влечет за собой никаких санкций со стороны руководства. Но фактически является признанием своей вины.

Что касается пояснительных записок, то отказаться от пояснения проще, чем от объяснительной. Правда, в этом случае, лицу, не желающему что-либо разъяснять, возможно, придется отказаться от выполнения задуманной работы или переделывать уже сделанное.

Акт об отказе

Какой вид записки нужно использовать на работе

На работе оперируют всеми четырьмя видами записок. Главное знать, чем отличается докладная от объяснительной на работе, объяснительные или служебные записки, в чем разница, когда пишут докладные, а когда дают пояснения, что будет, если отказаться от написания этих документов.

Чаще всего в работе большинства учреждений пользуются докладными и служебными записками, а также объяснительными. Все эти документы составляются в письменной форме. Пояснения могут отбираться и устно.

Видео по теме статьи

Как составить объяснительную записку? В видеоролике подробно об этом.

Заключение

Работники любого предприятия и учреждения ежегодно заполняют десятки документов. Крайне важно знать о разнице между ними, чтобы грамотно донести свою позицию по сложному вопросу до руководства.