Распорядительная документация организации, независимо от того, является она частной или государственной требует соблюдения правил и стандартов, утвержденных Росархивом. К числу распорядительных документов относятся распоряжения, приказы, постановления и указания, также сюда можно причислить решения постоянно действующих комиссий и совещаний. Люди, незнакомые с нюансами делопроизводства, не могут понять — чем отличается приказ от распоряжения, какая разница в оформлении и применении.
Содержание
Что это за документы?
Приказ — основной документ, устанавливающий правила и порядок работы организации или учреждения. Подобными актами регламентируются все стороны деятельности, от документооборота и движения персонала до трудового распорядка и правил поведения.
Существуют нормативные акты, обязательно издающиеся регулярно — так называемые приказы по основной деятельности. К таковым относятся:
- о порядке внутреннего делопроизводства;
- о создании комиссий и утверждении их состава;
- об утверждении положений отделов и служб;
- об установлении трудового распорядка и другие подобные документы.
Остальные приказы издаются в течение года по мере необходимости, например, для проведения внеплановых мероприятий, для внесения изменений в ранее изданные внутренние НПА.
Отдельной категорией являются приказы, находящиеся в ведении отдела кадров. Прием на работу, увольнение, перевод на другую должность — все это требует издания соответствующего приказа.
Распоряжение, в свою очередь — документ, издающийся ситуативно, когда необходимо проведение каких-либо срочных работ с небольшим сроком, либо внесение изменений в основную деятельность, с таким же сроком.
Как правило, срок действия распоряжения не превышает 3 дней. В качестве примера можно привести распоряжение о проведении аварийно-восстановительных работ сроком в 2 дня или распоряжение о замене одних продуктов питания другими в меню на конкретный день.
Немного об иных распорядительных актах
Малограмотные люди используют в отношении локальных документов термин «указ» или «указивка», не улавливая в чем разница между указом и приказом.
Например — о награждении, о внесении изменений в кадровую политику и штатное расписание органов госвласти и т. д. Главное, чем отличается указ от приказа — уровень лиц, подписывающего эти документы и их направленность.
Также возникает путаница в отношении терминов приказ и приказание. Вторым термином зачастую именуются устные приказы, например, в армии или военизированных структурах.
Устный приказ, в зависимости от действующей базы, может быть обязательным или необязательным к исполнению.
Другой вид документа, относящийся к отдельным аспектам деятельности — постановление. Главная цель — исполнение предписаний должностных лиц организации, ответственных за определенное направление работы либо исполнение действий, предусмотренных законом.
Ограниченность действия во времени и пространстве — вот чем отличается постановление от приказа. Например, постановление о приостановке цеха или потока может быть выдано ответственным за пожарную безопасность при выявлении нарушений норм ППБ. Срок действия, как правило, устанавливается по согласованию с руководством либо до устранения неисправности.
Другой пример постановления характерен для исправительных учреждений — здесь так объявляются меры дисциплинарного характера в отношении осужденных.
Может возникнуть вопрос: постановление и распоряжение, в чем разница? Ключевое отличие в том, что постановление направлено на совершение конкретных действий в отношении определенных объектов или лиц, в то время как распоряжение может действовать для широкого круга людей и предназначаться для выполнения нескольких задач.
Существуют постановления высокого уровня, например, изданные Правительством, такие документы наоборот содержат нормы права, обязательные к исполнению.
Указы, постановления, предписания, отличаются по иерархии, области и времени действия, оформлению. Приказ может устанавливать образец постановления и лиц, ответственных за его оформление и исполнение, но не наоборот, вот в чем разница между приказом и тем же постановлением или предписанием.
Сходства и различия в каком случае использовать
Если разбираться, в чем разница между приказом и распоряжением, то кардинальное отличие — продолжительность действия.
- Основная цель приказа — регулирование работы организации в нормальных условиях.
- Распоряжения нужны для корректировки деятельности при непредвиденных обстоятельствах.
Другая значимая особенность распоряжения — предельная конкретика. Содержание документа может быть общим, а приложения к нему — конкретными. Содержание распоряжения всегда содержит конкретные меры и изменения кратковременного характера.
Оба документа носят распорядительный и обязательный к исполнению подчиненными службами и должностными лицами характер. Нарушение распоряжения приравнено к неисполнению приказа и влечет те же последствия правого характера.
Область применения
Использование приказа допускается также в тех случая, когда необходимо скорректировать нормальную работу в связи с изменениями обстоятельств длительного или постоянного характера.
Например — при поступлении уведомления о внесении изменений в НПА федерального или регионального значения, а также при ошибках в ранее изданных актах.
Распоряжение выдается для организации срочных мероприятий, выходящих за рамки уже изданных инструкций и приказов. Так, распоряжение руководителя может временно запретить эксплуатацию машин, механизмов, зданий и сооружений, либо наоборот обеспечить их интенсивное использование на ограниченный период времени. Распоряжения важны для организации своевременной реакции на изменившуюся обстановку.
Виды приказов и распоряжений, разграничения
В зависимости от назначения и характера, распорядительные документы издаются:
- для регулирования деятельности отделов и служб компании, а также для организации технологических, производственных и других процессов, необходимых для нормальной работы учреждения (основная деятельность);
- при приеме, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, наложении ограничений, взысканий, объявление благодарностей, выплате премий и т.д. (по персоналу или личному составу);
- по отдельным направлениям, отраженным в номенклатуре организации, чаще всего такие приказы издаются при ведении совместной хозяйственной деятельности или привлечении сторонней рабочей силы.
Распоряжения издаются по тем же категориям, за исключением того, что относится к кадровой работе.
Порядок издания приказов и распоряжений в организации
Издание любых документов, относящихся к распорядительным относится к ведению службы, ответственной за внутренний документооборот. Для обеспечения стабильного состояния внутренней документации, подобная служба издает приказ об утверждении инструкции по ведению внутреннего делопроизводства за подписью руководителя.
Подобный документ нацелен на приведение издаваемых документов к единому образцу и единым требованиям.
Общие требования к оформлению
На территории России работают десятки тысяч больших и маленьких предприятий, издающих собственные приказы. Частные юридические лица вправе определять собственный документооборот, но существует ряд требований, изложенных в стандартах, которые необходимо соблюдать всем при оформлении и издании распорядительных документов.
Во-первых, приказ или распоряжение должны иметь соответствующие атрибуты:
- полное и сокращенное (как в уставных документах) наименование организации, учреждения, предприятия;
- место издания (как правило, пишется населенный пункт, где расположен юридический адрес);
- места для проставления даты и номера;
- наименование документа — приказ или распоряжение соответственно.
Во-вторых, текст обоих документов должен содержать нормы соответствующих законов и инструкций. Простой пример: документ о наложении дисциплинарного взыскания на работника должен иметь ссылки на статью 192 Трудового Кодекса, о привлечении к труду в нерабочие и выходные дни — на статьи 113 и 153.
Подобные ссылки чаще всего имеют место в фабуле приказа, где устанавливаются цели и задачи. Пример такой фабулы:
«в связи с возникновением лесных пожаров на территории N-ского района, в целях предотвращения ущерба жизни и нормальных жизненных условий населения N-ского района, а также уничтожения или порчи лесосырьевой базы и имущества ********, руководствуясь статьей 72.2 Трудового кодекса, приказываю…».
В-третьих, текст распорядительного документа и его приложений должен быть понятным, кратким и лаконичным, без двусмысленностей и намеков. Недопустимо использование слов «почти», «некоторых», «иных», «нескольких» и т.п.
Подписывать подобные документы имеет право только руководитель или лицо, его замещающее. Не допускается подпись от имени руководителя другим человеком с использованием косой черты.
Порядок издания
Проект документа, подготовленный заинтересованными лицами или службой делопроизводства в обязательном порядке проходит процедуру согласования. Состав и перечень тех, кто имеет право согласовывать определяется руководителем и отражается в инструкции о делопроизводстве.
Лист согласования к проекту печатается на оборотной стороне листа, содержащего подпись руководителя, в шапке указывается краткое содержание с сокращенным наименованием предприятия, внизу предоставляется место для разногласий и предложений.
В случае возникновения последних, руководитель оставляет право подписи за собой. Существует негласная рекомендация — учитывать разногласия при составлении окончательной редакции.
После подписи, документ регистрируется и множится в нужном количестве, копии рассылаются адресатам, лица, указанные в тексте документа, ознакамливаются под роспись.
Видео по теме статьи
Из видео ниже можно узнать, какие существуют правила оформления приказов и распоряжений.
Заключение
Приказ и распоряжение при внешней схожести — два разных распорядительных документа. Они имеют равную силу, но имеют различия в длительности и конкретике. Распоряжение может подменять действие приказа на конкретный период, оговоренный в тексте распоряжения, приказ может отменить действие распоряжения, если оно противоречит законодательству.
